Planificación de las actividades

Antes de cada periodo de planificación de actividades han de plantearse dos cuestiones:

-"¿Cuanto tiempo disponible tengo?"

-"¿Cómo debería utilizarlo?"

De esta manera nos aseguramos que la planificación del tiempo apunta a la consecución de objetivos.

De todas maneras, la fase previa a la planificación consistirá en darse cuenta de como se suelen hacer las cosas de manera continuada, qué las provoca y cómo se resuelven. No hay mejora posible si previamente no se ha logrado una visión más realista de cómo utilizar el tiempo. Partiendo de lo que se hace en el momento presente se puede diagnosticar los puntos fuertes y débiles de la actual gestión de nuestro tiempo.
Se debe comenzar analizando las actividades que se realizan de manera cotidiana y tomando en cuenta el tiempo transcurrido.

Atendamos a:

- Cuáles son las tareas más productivas y el tiempo empleado en realizarlas.

- Cuáles son las tareas menos productivas y el tiempo empleado en realizarlas.

- Cual es la relación existente entre las tareas que al final resultan productivas y las que al final no resultan productivas.

- Cual es la duración del tiempo desperdiciado al día (dejadez, pereza, interrupciones, falta de concentración,...).

- Cuáles son las tareas que no han sido evaluadas de manera cercana con respecto a su eficacia.

Al igual que analizamos las actividades que se realizan de manera cotidiana, debemos analizar aquellas que se realizan de manera excepcional o esporádica. Atendemos a:

-Qué cantidad de tiempo se ha dedicado a la mejora y al cambio. Tener en cuenta si esta tarea esporádica o excepcional estaba previamente planificada.

- Qué cantidad de tiempo se ha dedicado a la administración del trabajo y a las cuestiones urgentes.

- Cuáles son las proporciones entre la administración del trabajo y la resolución de urgencias.

- Cuáles son los objetivos de proyección, si son claros y cuantificables.